Tìm hiểu giao thức IMAP, POP3, Exchange trong email

Nếu đã từng thiết lập email thì chắc chắn bạn đã biết hai thuật ngữ POP và IMAP. Nhưng bạn có hiểu sự khác nhau giữa hai giao thức này và tác động của mỗi giao thức lên tài khoản email của mình như thế nào không?

Trong bài viết này, hãy cùng TTV tìm hiểu xem giao thức kết nối POP3, IMAP, Exchange là gì? Ưu và nhược điểm của từng giao thức? Và từ đó có thể lựa chọn giao thức để sử dụng email phù hợp nhất với bạn.

IMAP (Internet Message Access Protocol) và POP (Post Office Protocol) là hai giao thức nhận email qua môi trường mạng (LAN, WAN, Internet). Cả hai giao thức này đều được sử dụng rộng rãi nhằm phục vụ việc nhận email mọi lúc, mọi nơi.

Nếu bạn chỉ và chỉ gửi và nhận email từ trình duyệt web (Chrome, Firefox…) thì có thể bạn cũng chẳng cần quan tâm nhiều đến POP3 hay IMAP làm gì.

Nhưng nếu bạn là người quản trị Mail Server hoặc bạn gửi/ nhận mail từ các ứng dụng email client (như Outlook, Thunderbird, Eudora GNUMail, Mail của Windows hay Mail của Mac) thì chắc chắn bạn phải cấu hình các thông số này khi nhập thông tin tài khoản email.

POP (Post Office Protocol) và IMAP (Internet Message Access Protocol) là hai giao thức nhận email qua môi trường mạng (LAN, WAN, Internet).

Cả hai giao thức này đều được sử dụng rộng rãi nhằm phục vụ việc nhận email mọi lúc, mọi nơi. Microsoft Exchange, MAPI và Exchange Active Sync là các sản phẩm/ giao thức độc quyền của Microsoft, tính năng khá giống IMAP nhưng bổ sung thêm một số tính năng cao cấp hơn (thương dùng trong các doanh nghiệp).

Microsoft Exchange, MAPI và Exchange Active Sync là các sản phẩm độc quyền của Microsoft, tính năng khá giống IMAP nhưng bổ sung thêm một số tính năng cao cấp hơn (thương dùng trong các doanh nghiệp).

Tóm tắt nội dung

POP3 là gì và port POP3 là gì?

POP3 (Post Office Protocol version 3) được sử dụng để kết nối tới server email và tải email xuống máy tính cá nhân thông qua một ứng dụng email như Outlook, Thunderbird, Windows Mail, Mac Mail, vâng vâng.

Thông thường, email client sẽ có tùy chọn bạn có muốn giữ mail trên server sau khi tải về hay không. Nếu bạn đang truy cập một tài khoản bằng nhiều thiết, chúng tôi khuyên là nên chọn giữ lại bản copy trên server nếu không thiết bị thứ 2 sẽ không thể tải mail về được vì nó đã bị xóa sau khi tải về trên thiết bị 1.

Cũng đáng để lưu ý là POP3 là giao thức 1 chiều, có nghĩa là email được “kéo” từ email server xuống email client.

Cơ chế hoạt động của POP

Kết nối đến server
Nhận toàn bộ mail
Lưu cục bộ như mail mới
Xóa mail trên server
Ngắt kết nối với server

Ưu điểm của POP3

Mail được lưu cục bộ, tức luôn có thể truy cập ngay cả khi không có kết nối Internet
Kết nối Internet chỉ dùng để gửi và nhận mail
Tiết kiệm không gian lưu trữ trên server
Được lựa chọn để lại bản sao mail trên server
Hợp nhất nhiều tài khoản email và nhiều server vào một hộp thư đến

Nhược điểm của POP3

Mỗi lần nhận mail, POP sẽ download email đó về máy local (và mặc định xóa mail trên server đi) nên bạn sẽ không thể sử dụng nhiều thiết bị để quản lý cùng một tài khoản email qua giao thức POP.

Tuy nhiên, bạn có thể cấu hình email client để POP3 không xóa email trên server mà chỉ “mask as read” – đánh dấu đã đọc với những email đó.

Dù “xóa mail khỏi server” là mặc định của POP nhưng hầu hết chương trình, khách chạy POP cũng cung cấp một tùy chọn cho phép để lại một bản sao mail tải về trên server.

Port mặc định của POP3

Port 110 – port không mã hóa
Port 995 – SSL/TLS port, cũng có thể được gọi là POP3S

Tìm hiểu giao thức nhận email IMAP

IMAP (Internet Message Access Protocol), POP3 cũng đều được dùng để kéo emails về emails client, tuy nhiên khác biệt với POP3 là nó chỉ kéo email headers về, nội dung email vẫn còn trên server.

Đây là kênh liên lạc 2 chiều, thay đổi trên mail client sẽ được chuyển lên server. Sau này, giao thức này trở nên phổ biến nhờ nhà cung cấp mail lớn nhất thế giới, Gmail, khuyên dùng thay vì POP3.

Do không tải email về máy tính cục bộ nên IMAP cho phép người dùng đăng nhập vào nhiều email client hay nhiều webmail để xem cùng một email, bởi vì email này được giữ trên một remote email server chung.

Tóm lại IMAP là kênh liên lạc 2 chiều, thay đổi trên mail client sẽ được chuyển lên server. Sau này, giao thức này trở nên phổ biến nhờ nhà cung cấp mail lớn nhất thế giới, Gmail khuyên dùng thay vì sử dụng POP3.

Cơ chế hoạt động của IMAP

Kết nối đến server
Lấy nội dung được yêu cầu từ người dùng và lưu đệm cục bộ (chẳng hạn như danh sách mail mới, tổng kết tin nhắn hay nội dung của những email được chọn lựa kỹ càng)
Xử lý các biên tập từ người dùng, ví dụ như đánh dấu email là mail để đọc hay xóa…
Ngắt kết nối với server

Ưu điểm của IMAP

– Mail được lưu trên server đầu xa, tức có thể truy cập từ nhiều địa điểm khác nhau.
– Xem nhanh hơn khi chỉ có các tiêu đề mail được tải về đến khi nội dung được yêu cầu rõ ràng.
– Mail được dự phòng tự động trên server.
– Tiết kiệm không gian lưu trữ cục bộ.
– Vẫn cho phép lưu mail cục bộ (nếu bạn cấu hình).

Nhược điểm của IMAP

Vì IMAP lưu các email trên mail server, nên dung lượng hòm thư của bạn sẽ bị giới hạn bởi các nhà cung cấp dịch vụ mail.

Nếu bạn có một lượng lớn email cần lưu trữ, bạn sẽ gặp nhiều vấn đề khi gửi nhận mail khi hòm thư bị đầy. Nhiều người giải quyết vấn đề này bằng cách tạo một bản sao copy của các email đó thông qua mail client, sau đó xóa bỏ email gốc trên server.

Ngoài ra nếu bạn sử dụng Gmail theo tên miền và vượt quá giới hạn dung lượng mặc định là 15GB/tài khoản, bạn có thể mua thêm dung lượng tài khoản với giá từ 700k / năm.

Ngoài ra, nếu sử dụng IMAP thì bạn cần phải có kết nối Internet nếu muốn truy cập email (IMAP chỉ kéo email headers về, nội dung email vẫn còn trên server).

Port mặc định của IMAP

Port 143 – port không mã hóa
Port 993 – SSL/TLS port, cũng có thể được gọi là IMAPS

Tìm hiểu giao thức Microsoft Exchange, MAPI và Exchange Activesync

Microsoft đã bắt đầu phát triển MAPI (đôi khi gọi là Messaging API) không lâu sau khi IMAP và POP được sử dụng. Một cách đơn giản, MAPI là một giao thức cho phép các ứng dụng & email client giao tiếp thông qua Microsoft Exchange server, với chức năng khá giống IMAP, nó có thể đồng bộ hóa email, danh bạ, lịch và những tính năng khác đến các email client hay ứng dụng nào đó. Tính năng này được đặt tên là “Exchange ActiveSync”.

Tùy thuộc vào loại thiết bị, điện thoại hay chương trình bạn sử dụng, công nghệ này được gọi tên là một trong ba sản phẩm sau của Microsoft: Microsoft Exchange, MAPI hoặc Exchange ActiveSync nhưng chúng đều có ý tưởng tương tự như IMAP.

Vì Exchange và MAPI là công nghệ độc quyền của Microsoft nên chỉ những công ty nào sở hữu Exchange Mail server hoặc sử dụng dịch vụ Live Hotmail mới có thể sử dụng Exchange.

Tuy nhiên, nhiều email client kể cả trình duyệt mail mặc định của Android và iPhone đều có khả năng Exchange ActiveSync, thêm người dùng Hotmail kiểu duyệt email cơ bản giống IMAP, mặc dù thực tế Hotmail không hỗ trợ IMAP.

Đâu là giao thức tốt nhất? Nên chọn POP3 hay IMAP?

Như phân tích ở trên, POP và IMAP đều có những ưu nhược điểm nhất định (không kể Exchange là sản phẩm độc quyền của Microsoft).

Rõ ràng còn tùy thuộc vào nhu cầu người dùng để quyết định đâu là giao thức mail phù hợp nhất. Dưới đây là những lời khuyên giúp đưa ra quyết định cuối cùng.

Chọn POP nếu:

Bạn muốn truy cập mail chỉ từ một thiết bị.
Bạn cần truy cập email thường xuyên dù có kết nối Internet hay không
Không gian lưu trữ trên server hạn chế

Chọn IMAP nếu:

Bạn muốn truy cập email từ nhiều thiết bị khác nhau
Bạn có một kết nối Internet thường xuyên và tin cậy.
Bạn muốn xem nhanh các email mới hoặc những email trên server
Không gian lưu trữ cục bộ hạn chế
Bạn lo lắng về vấn đề mất mát dữ liệu do hỏng hóc trên các thiết bị cục bộ

Trên đây là một số thông tin để phân biệt các giao thức gửi mail như POP3, IMAP hay Exchange. Hi vọng với những thông tin trên các bạn có thể lựa chọn cho mình những giao thức và cách thức duyệt mail phù hợp với nhu cầu và thiết bị các bạn đang sở hữu.

Ngoài ra bạn cũng nên tìm hiểu thêm về SMTP

SMTP là gì?

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol, tạm dịch: Giao thức truyền tải thư tín đơn giản hóa) là giao thức thực hiện nhiệm vụ chính là gửi mail còn việc nhận mail. Còn việc truy xuất dữ liệu server mail là “địa bàn hoạt động” của các phương thức khác như IMAP hay POP3.

Nguyên lí hoạt động của SMTP

SMTP liên lạc với server từ xa và gửi email từ mail client tới mail server. Sau đó được gửi đến server mail của email nhận. Quá trình này được điều khiển bởi Mail Transfer Agent (MTA) trên email server của bạn.